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财务手册——借款报账部分

发布日期:2016-03-01 15:33:19  点击数:  作者:武汉大学土木建筑工程学院

  一、借款的流程及要求

  1.借款应按要求完整填写请款单,并由主管负责人(科研经费为项目负责人)签字,加盖单位公章,同时附相应的资料,如合同、协议、通知、批件等原件,发放劳务费需附名单,到归口核算科办理。

  2.借款出差,应在返回后一个月内办理报销手续,否则,将按有关规定扣减补助;其他借款,应在取得有关票据后及时报账。借款未核销的,不得办理下次借款;对某些借款长期不报账、金额较大或借款笔数较多的单位、项目负责人、项目,学校财务部门将暂停该单位、项目负责人、项目用款。

  二、报账的流程

  报账前应按要求完整填写报销单,并由主管负责人(科研经费为项目负责人)签字,加盖单位公章,并附上相关人员审核签字后的合法票据及其他有关材料到归口核算科办理。

  三、原始凭证的相关规定

  1.发票(收据)(以下简称票据)的基本要求。

  票据的内容必须填写完整,包括付款单位名称、日期、商品名称、数量、单价、金额等,其中,金额不得涂改,其他内容更改后必须加盖出具单位相应的专用章(发票为发票专用章,收据为财务专用章),大小写金额必须相符。购买批量的办公用品、图书、试剂、耗材、劳保用品以及打印材料等,商家应提供列明品名、单价、数量、金额等明细的机打发票,如不能提供上述发票的,除取得发票外,还须商家提供明细清单并加盖商家公章。

  除差旅费的交通、住宿票据以外的其他票据报销时应有经手人、证明人在票据背面签字证明。

  2.票据类型的规定。

  票据分为发票、收据和资金往来结算票据。行政事业性收费使用财政部门监制的收据,押金、保证金、财政性资金转拨等使用财政部门监制的资金往来结算票据,其他事项应使用税务部门监制的发票。收据、资金往来结算票据应加盖财务专用章或业务专用章。发票必须加盖发票专用章,不能用其他专用章替代。除财政性资金转拨和国家有明确规定的外,资金往来结算票据不能作为报销凭据。

  3.票据的时限要求。

  各类票据原则上应在开具之日起一年内到财务部归口核算科办理报账手续,超过一年的原则上不再报销。

  4.票据粘贴的要求。

  票据要用长24厘米宽12厘米的粘贴单并按照业务类别分类粘贴,差旅费城市间交通费票据按照时间顺序粘贴,其他业务按照票据从小到大的顺序粘贴。粘贴票据不要将票据叠加粘贴,应按鱼鳞状逐张粘贴在粘贴单上,票据不要超过粘贴单的范围,大于粘贴单的票据不必粘贴。

  5.原始凭证遗失的处理。

  车船、机票等交通票据遗失,须写出说明,并经证明人、单位负责人签字、单位盖章后按有关规定报销。其他票据遗失的,须取得原始凭证复印件,由出票单位加盖与原始凭证一致的专用章,经单位负责人签字、单位盖章后方可报销。

  四、劳务费发放程序及要求

  助研、助学、助管“三助经费”由有关单位填写报销单,并附发放明细表,通过学生银行卡发放。明细表内容包括劳务费名称、姓名、学号、应发金额、扣税金额、实发金额、开户行、卡号等信息,并逐页加盖部门公章,由主管负责人签字。

  岗位津贴、年度绩效发放,由发放单位填写报销单,并通过全员全额纳税归集申报系统计税、打印明细单,逐页加盖单位公章,由单位主管负责人签字后通过银行卡发放。

  其他劳务费发放应提供劳务费名称、姓名、工作单位、应发金额、扣税金额、实发金额,尽量通过银行卡发放,确需以现金方式发放的,必须由领款人签字,不得以签到表替代。支付给校内教职工的,原则上应通过全员全额纳税归集申报系统计税。

  通过银行卡发放的各类劳务费明细纸质表一式两份,一份报财务部门作为报销凭据,一份连同电子文件送银行上账。

  五、差旅费报销

  填写差旅费报销单:填写支出项目编号并在相应的位置填写出差人姓名、出差事由、出差时间、乘坐交通工具的车次、出发时间、到达时间、票价金额、住宿费、市内交通费及其它费用金额的信息。项目主管人签字,并加盖部门公章。交通工具的填写须按照出差线路的先后顺序依次填写,往返对应。合计栏只需填写各类票据金额的汇总数,补助栏由财务人员填写。

  将票据分类并按照与报销单填写一致的顺序粘贴在粘贴单上。

  附上出差的相关审批文件、会议通知、培训通知等。

  凭原始机票报销的,不需要提供登机牌;凭网上自行打印的电子行程单或代购发票报销机票款的,必须同时提供登机牌方可报销。对城市间交通费票据不连贯的,应说明原因,并经单位分管领导审核后方可报销。

  六、出国(境)费报销

  参照差旅费报销单填写方法填写报销单并粘贴票据。

  教职工:持因公护照出国(境),需提供武汉大学国际交流部审批的“出国、赴港澳任务批件”、“因公出访人员申请表”及对方邀请函等文件。青年骨干、访问学者等长期出国(境)项目还需有相关主管部门批件。除符合国家、学校文件规定的情形(留学基金委项目、公费出国(境)进修及学习3个月以上、学生因公出国(境)、因公赴港澳超过1个月等)可持因私护照办理公务并报销相关费用外,其他持因私护照的情形一律不报销出国(境)相关费用。

  研究生:《武汉大学研究生出访申请表》要经所在院系、研究生院培养处、国际交流部审批。

  事先借了款的,报销时按当时兑换外币的水单上的汇率结算。没借款或不能提供当时兑换外币的水单的,按报销当天汇率结算。

  外文文件及票据的核心内容需要出国(境)人员或经办人员简单翻译。

  七、公务接待费报销

  报销公务接待费除提供报销单、发票外,还必须提供来访人员单位出具的公函、《武汉大学国内公务接待审批单》和《武汉大学国内公务接待清单》,方可报销。

  公务接待管理的相关规定:接待对象10人以内的,陪餐人数不得超过3人,接待对象超过10人的,陪餐人数不得超过接待对象人数的1/3;公务接待早餐不得超过50元/人,中晚餐不得超过80元/人;午餐不得开支饮酒费用;不得开支香烟和高档酒水;严禁同城宴请;确实无法出具公函的,出具报销单位负责人签字、加盖报销单位公章的邀请函或电话记录(电话记录内容包括来电人单位、姓名、来电事项、来电时间、记录人及单位证明人)。

  八、会议、培训费报销

  举办会议(培训)需提供会议(培训)通知、经批准的会议(培训)审批表、实际参会人员签到表、会议(培训)预算,使用纵向科研或专项经费举办会议的,还须提供项目的立项预算书。

  举办会议(培训)在会议(培训)结束了要及时、一次性将费用报销、结算完毕,不允许分次报销。

  举办会议(培训)应严格按450元/人/天的综合额度控制使用,各项费用标准之间可以打通使用,但不安排住宿、不安排就餐的,住宿费、伙食费的额度应从综合额度中扣除,不允许用来来调节。

  九、设备、图书、家俱等固定资产报销的规定

  达到招标起点的要经过招投标办公室办理招标手续,如果是进口设备,还必须由设备处通过邀请招标的方式确定外贸代理公司,并签订外贸代理合同。

  仪器设备、图书、家具等达到固定资产起点的,必须先到相关资产管理部门办理验收手续,方可报销。固定资产验收部门:设备为实验与设备管理处、图书为图书馆或学院资料室、家俱为后勤保障部的家俱科。

  仪器设备使用期限超过一年,一般设备单价1000元以上、专用设备单价1500元以上的,作为固定资产管理,必须办理验收手续。

  十、网购报销的规定

  对某些可以通过转账支付的网站,如京东商城等可以网购。购买书籍允许凭网购发票报销,但必须附清单,但超过现金支付限额1000元的,必须转账结算,不能支付现金。达到招标起点的,不能采用网购方式。

  十一、维修工程办理程序

  维修工程须报后勤保障部审核后方可施工和报销相关费用,工程结算金额超过1万元的,还须审计处审计:1—10万元维修项目报后勤保障部审定后再到审计处采取备案制审核,并加盖审计条码章;10万元以上维修项目报后勤保障部审核后,还需审计处出审计报告。

  十二、科研经费上账程序

  科研经费到账后,财务部门会将到账信息及时发布到校园网上,师生可登录信息门户,进入财务信息平台查询(如未查询到,但又确认经费已到学校银行账上,可到归口核算科查询),确认经费到账后,到科研管理部门(自然科学类到科学技术发展研究院,人文社科类到人文社会科学研究院)开具经费上账通知单,并持上账通知单、任务书(合同)和预算书到财务部归口核算科(自然科学类到核算二科,人文社科类到核算一科)办理经费上账手续。并提供项目负责人基本信息,包括姓名、工号、手机号码、电子邮箱等。

  十三、科研经费拨付子课题经费

  纵向科研项目拨付子课题经费,必须有经上级主管部门批复的预算,明确协作单位及金额,并通过学校科研管理部门签订合同、协议。横向科研项目拨付子课题经费,原则上应有立项单位批准的预算,并通过学校科研管理部门签订合同、协议。

  科研项目子课题经费拨付,预付的,由项目所在单位填写借款单办理转拨手续;已提前取得对方发票直接报销的,填写报销单。子课题单位必须提供合法、有效的票据。

  十四、校内单位之间经费转账结算程序

  归口核算中心核算的各单位之间经费往来,由付款单位填写报销单(须加盖付款单位公章,负责人、经办人签字)交收款方,收款方持该报销单到归口核算科并填写缴款单办理经费转账业务。归口核算中心核算的各单位与校内独立核算单位之间的经费往来,需独立核算单位开具校内结算单。

  严禁校内单位之间业务往来使用现金结算。

  十五、大额资金支付的审批程序

  一次性资金支付在10万元以内的,由会计人员审核;10—20万元(含10万元)由科长审批;20—50万元(含20万元)科长审批后报核算中心主任审批;50—100万元(含50万元)由科长、主任审批后,报分管部长审批;超过100万元的,在完成上述程序后报财务部部长审批。

  十六、现金支付的有关规定

  根据《中华人民共和国现金管理暂行条例》规定,1000元以下的零星支付及个人的奖酬金可使用现金结算,支付给外单位超过1000元的经济往来必须通过银行进行转账结算。

  十七、结汇程序

  境外汇款到账后,财务部将到账信息及时发布到校园网上,师生可登录信息门户,进入财务信息平台查询,确认经费到账后,凭合同、协议等及时到财务部认证和上账。原则上汇款到账后2个月内不办理结汇,银行将退回汇款。

  十八、转账支票、现金支票注意事项

  转账支票、现金支票有效时间均为10天(遇节假日顺延1天),经办人务必在有效期内办理。如支票过期,经办人必须及时持过期支票到核算科办理更换手续。

  每年12月20日—31日,财务开具支票日期均为12月21日,经办人务必在12月31日前及时办理到银行办理结算手续,特别是国库零余额账户的支票,严禁跨年。

  转账支票、现金支票须妥善保管,不能折叠!

  十九、特殊会计业务的处理

  办理各项业务必须手续完备,因特殊情况造成经济业务信息不完整、手续不完备,须由经手人出具书面说明、补充有关资料,科研项目还需项目负责人签字,再由单位相关负责人审批,加盖单位公章。