总 则
第一条 为加强武汉大学土木建筑工程学院研究生学生活动经费管理，促进研究生会财务状况健康、公开，规范财务行为，明细财务操作程序，进一步完善研究生会财务体制，加强对日常收支的统一管理，根据《武汉大学土木建筑工程学院研究生会章程》，结合研究生会实际情况，制定本条例。研究生会各部门需严格遵守。
第二条 研究生经费实行资金统一使用管理的基本财务制度。研究生全部资金（包括学校拨款、赞助等）由学院党委副书记统筹进行管理使用。
第三条 研究生会财务管理工作由辅导员和研究生会主席团组织实施。
第四条 研究生会秘书处负责具体实施研究生的财务管理工作。秘书处负责人和分管主席向研究生会主席团负责，接受学院研究生经费使用管理负责人和学生代表监督。
基本财务制度
第五条 秘书处分管主席督办秘书处财务报销工作。秘书处负责人应在研究生会主席团的引导下将研究生会每学期财务情况作及时整理、总结、汇总并存档保存，每月由主席团向学院党委副书记及辅导员公布月度报销账单。
第六条 秘书处设立研究生会总账目，采用复式簿记法记账。所有账目及报销凭证（发票照片及情况说明）由秘书处保存。
第七条 所有活动举行之前，提前一个月由各部门填写活动经费预算表，经分管主席签字、秘书处和辅导员审核、学院党委副书记审批并交由秘书处备案后，再统一开展，未经审批擅自开展活动费用自理。
第八条 学院临时安排的非预算类支出，必须经研究生会主席团同意并报学院批准，严格控制该项支出。
第九条 活动经费使用原则上由部门垫支，凭正规发票和支付凭证交给秘书处报销，由报销经办人签收发票，报账流程问题实行追责制，出现差错由当事人负责。
第十条 各部门活动开销应本着节约、实际、有效的原则，杜绝浪费。
第十一条 坚决禁止报假账，账目模糊不清，财务造假现象。严禁公款私用，一经查出，严肃处理。
第十二条 本条例由研究生会主席团制定，解释权归土木建筑工程学院研究生会所有。
财务预算
第十三条 各项活动必须提交活动经费预算表，与活动策划一起在活动开始一个月前交与学院党委副书记和辅导员审批后在秘书处备案，各部门自行保留预算表与策划原稿。如有突发活动，则需在活动前由执行主席和分管主席共同向学院领导提交申请，经辅导员和党委副书记签字同意方可进行活动预算申报流程。
第十四条 活动经费预算表应列出每一项物品名称、物品用途、单价、数量、总额、购置部门、购置途径等。未明确费用须大概估算。严禁虚假填写预算表，一经查出，严肃处理。
第十五条 物品购买前要做好资金预算，所需用品由各部门购买，并计入研究生会账目，特殊情况下须由部门负责人同秘书处协调。
第十六条 制定预算时，应认真核算每项费用，遵循节约的原则；研究生会账目中在录物品，须填写物资申请单向辅导员借取，不得额外购买。
第十七条 购买物品须开正式发票和支付凭证，发票应详细注明物品数量、单价、种类等，背面由经手人签字以备审查。
第十八条 各部门活动奖品金额应根据实际预算安排，单项不得超过一千元，一、二、三等奖每项奖品数量应根据实际参与人数严格控制。购买超过五百元的单项活动奖品需要活动负责人和院办老师共同协商执行。
第十九条 预算超过两千元的活动需要上报学院党总支备案。
财务报销
第二十条 秘书处为各部门活动资金报销，由秘书处负责人和活动负责人将报销凭证及材料交付院党委副书记及副院长共同签字后方可报销，严禁任何部门以任何名义擅自从学院报销取得资金。
第二十一条 各部门根据申请到位的经费金额，合理控制开支，若有少量的超支，预算金额在1000元以下的不应多于申请经费的10%；预算金额在1000元以上不应多于申请经费的5%；结算金额超过预算20%的需重新申请报批，所产生经济责任由活动负责人承担。
第二十二条 各部门活动结束后，须列出该项活动的开支结算表，表上要反映每张单据的会计事项，其中包括用途、数量、金额，经部门负责人及分管主席审批后，在活动结束后10日交由秘书处报销，活动部门自行保留决算表原稿。
第二十三条 活动结束10日内，各部门凭发票、支付凭证、开支决算表到秘书处实报实销。
第二十四条 票据应由活动负责人和账单经办人报销。票据应整洁完整无涂改，其中发票应具备税务部门印章和商业单位发票专用章。若部门提供收据，则收据应具备财政局票据监制章和（行政）事业单位收款（财务）专用章。除上述以外的其它票据不予报销。
第二十五条 因票据不符合要求或票据丢失而造成无法报销的，后果自负。
第二十六条 各部门应严格控制日常活动经费支出，对日常活动不按照本规定进行报销的部门给予警告处理。三次警告则触发报销熔断机制，该部门报销途径必须增加秘书处监管同意书方可继续报销，持续时间截止至12月19日。
财务监督
第二十七条 对于所拨专款，活动的具体执行者应定期向主席团书面汇报开支情况。
第二十八条 社会赞助资金纳入研会统一管理，赞助协议由学院领导审批。各部门取得赞助资金收入结算后，必须三天内向主席团和学院汇报并将款项和协议书上交秘书处登记。
第二十九条 秘书处在收回发票需要报销时有责任要求两人共同签字，并要求其保证发票各项条目正确无误后记录在案，该签名生效后，签字人对该项支出负直接责任。如果在报账过程中出现任何问题由签字人负责。
第三十条 各部门对自己部门开展的活动所花费用应做详细记录，并由专人负责，以便定期核对。
第三十一条 秘书处和其它各部门的财务记录，每项均应由日期、摘要、发生额组成。对于每项活动资金的用途、数目、流向、经手人，秘书处需有详细的资料。
第三十二条 学院、研究会主席团有权监督财务人员工作，加强管理，完善监督体制。
附 则
第三十三条 本条例自发布之日起执行实施。
第三十四条 对于活动中所购买的可继续使用的物品，在活动结束后，应统一上缴至院办。
第三十五条 本会经费来源包括学校拨款、社会赞助及其他合法收入等。
武汉大学土木建筑工程学院研究生会
2021年1月5日
